Od 1 stycznia 2025 r. pierwsza grupa przedsiębiorców zostanie objęta obowiązkiem posiadania adresów do doręczeń elektronicznych. To kluczowy etap cyfryzacji administracji publicznej w ramach, której kontakty z urzędami mają odbywać się wyłącznie elektronicznie.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych zakłada wprowadzenie elektronicznego systemu wymiany pism pomiędzy administracją publiczną a przedsiębiorcami oraz profesjonalnymi pełnomocnikami. Za pomocą indywidualnych adresów do doręczeń elektronicznych i skrzynek do ich obsługi obieg dokumentów ma być sprawniejszy i w pełni cyfrowy.

Komunikacja elektroniczna prowadzona będzie m.in. z organami podatkowymi, takimi jak urzędy skarbowe, urzędy celno-skarbowe, podmiotami publicznymi jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Fundusz Zdrowia czy jednostkami samorządu terytorialnego. 

Nowe obowiązki w związku z wprowadzeniem e-Doręczeń

Podstawowym obowiązkiem związanym z wprowadzaną reformą cyfryzacji administracji publicznej jest założenie adresu do doręczeń elektronicznych i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych, skąd organy publiczne będą pozyskiwały informację o adresach na jaki mają wysyłać korespondencję.
Obowiązek założenia skrzynki do e-Doręczeń będzie możliwy do zrealizowania za pomocą usług dostawcy publicznego, jak i komercyjnych podmiotów.
 

Kogo obejmą nowe obowiązki?

2025 rok będzie kluczowym momentem z punktu widzenia aktualizacji nowych obowiązków dla przedsiębiorców. Zgodnie z poniższym harmonogramem, poszczególne grupy podmiotów będą miały obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych:

• od 1 stycznia 2025 r.:

• Podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS od 1 stycznia 2025 r.
• Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej od 1 stycznia 2025 r.
• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (np. adwokat, radca prawny, doradca podatkowy)

• od 1 kwietnia 2025 r.:

• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.

• od 1 lipca 2025 r.:

• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.)

• od 1 października 2026 r.:

• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
   

Jakie skutki niesie za sobą reforma dotycząca doręczeń elektronicznych?

Podstawowym skutkiem realizacji obowiązku założenia adresu do doręczeń elektronicznych i wpisania go do bazy jest doręczanie urzędowej korespondencji wyłącznie elektronicznie.

Oznacza to, że przedsiębiorca, który zaniecha realizacji obowiązku założenia adresu elektronicznego w terminie wynikającym z przepisów może spotkać się z utrudnionym kontaktem z administracją publiczną.

Co jednak istotne przedsiębiorcy będą mogli korzystać z funkcji wyznaczenia administratora skrzynki do doręczeń elektronicznych. Administrator ten będzie wówczas monitorował wpływ nowych pism adresowanych do przedsiębiorcy.

Ponadto adresy do doręczeń elektronicznych będą mogły być stosowane w komunikacji biznesowej pomiędzy przedsiębiorcami, zapewniając pewność obrotu elektronicznego w relacjach biznesowych.
 

Kto może założyć skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl składają tylko firmy. Po aktywacji adresu, firma korzysta ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.

• Jeśli założysz skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, powinieneś założyć kolejną dla swojej firmy – jako przedsiębiorca.
• Jeśli prowadzisz firmę jako adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy albo notariusz, oprócz adresu dla swojej firmy musisz mieć adres do e-Doręczeń związany z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego.

W tych przypadkach nie możesz posługiwać się tą samą skrzynką.

Skorzystaj z e-usługi na Biznes.gov.pl, jeśli chcesz utworzyć adres do e-Doręczeń dla:

• przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG
• spółki jawnej
• spółki komandytowej
• spółki komandytowo-akcyjnej
• spółki partnerskiej
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• spółki akcyjnej
• prostej spółki akcyjnej
• spółki europejskiej
• spółdzielni
• spółdzielni europejskiej
• samorządu zawodowego podmiotów gospodarczych
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
• europejskiego zgrupowania interesów gospodarczych
• głównego oddziału zagranicznego zakładu reasekuracji
• głównego oddziału zagranicznego zakładu ubezpieczeń
• innej osoby prawnej wykonującej działalność gospodarczą, wpisanej do rejestru przedsiębiorców
• oddziału zagranicznego przedsiębiorcy.

Uwaga! Jeśli chcesz utworzyć adres do e-Doręczeń dla przedstawiciela zawodu zaufania publicznego, złóż wniosek za pośrednictwem e-usługi na stronie gov.pl.

Przedstawiciele zawodów zaufania korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl.

Kiedy przedsiębiorca musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

• firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
• firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
• firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Uwaga! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.

Więcej informacji o założeniu wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń na stronie https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0709_00